Política de privacidad

La presente Política de Privacidad describe cómo IDEAS & DIGITAL S.A.S., en adelante “IDEAS & DIGITAL”, opera y protege la información personal que recopila a través de la plataforma de registro y acreditación de eventos (la “Plataforma”), desarrollada y mantenida por SEVTESYS — Seven Technical System en calidad de encargado del tratamiento.

1. Responsable y encargado del tratamiento

• Responsable del tratamiento: IDEAS & DIGITAL S.A.S.
• Encargado del tratamiento: SEVTESYS — Seven Technical System, quien opera la infraestructura tecnológica.
• Correo de contacto para privacidad: alexmorales@ideasylogistica.com

2. Datos personales que recopilamos

Cuando te registras como asistente a un evento a través de la Plataforma, podemos recopilar:

• Nombre completo y apellido.
• Número de documento de identidad.
• Correo electrónico.
• Número de teléfono celular.
• Empresa, cargo y ciudad.
• Respuestas a campos personalizados definidos por el organizador del evento.
• Fotografía facial, únicamente cuando el organizador activa el reconocimiento facial para acreditación. Esta información biométrica se trata con medidas de seguridad adicionales.
• Datos de uso técnicos: dirección IP, tipo de navegador, dispositivo y cookies esenciales para la seguridad y funcionamiento de la Plataforma.

3. Finalidades del tratamiento

Tratamos tus datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar tu registro y pre-registro al evento.
• Emitir credenciales, códigos QR, pases digitales y otras identificaciones de acceso.
• Controlar la asistencia, acceso a auditorios, stands y zonas del evento.
• Enviar comunicaciones logísticas, recordatorios y encuestas del evento.
• Verificar tu identidad mediante reconocimiento facial, solo cuando el organizador habilite dicha opción.
• Generar informes estadísticos agregados para el organizador, sin identificar a los titulares.
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias aplicables.

4. Base legal

El tratamiento de tus datos personales se fundamenta en tu consentimiento libre, previo, expreso e informado, otorgado al completar el formulario de registro y marcar la casilla de aceptación de la política de tratamiento de datos del evento. En algunos casos, el tratamiento también puede estar justificado en la ejecución de un contrato o en el cumplimiento de una obligación legal.

5. Derechos de los titulares

Como titular de datos personales, tienes derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir tu información; revocar el consentimiento otorgado; y acceder a tu información de tratamiento. Para ejercer tus derechos, escríbenos a alexmorales@ideasylogistica.com o utiliza el formulario disponible en Eliminar mis datos.

6. Transferencia y tratamiento por terceros

Para operar la Plataforma, IDEAS & DIGITAL y SEVTESYS contratan servicios de proveedores de confianza que actúan como encargados o subencargados del tratamiento:

• Infraestructura en la nube: Amazon Web Services (AWS) y Lovable Cloud para almacenamiento seguro de datos.
• Envío de correos electrónicos: Resend y Lovable Email, para el envío de credenciales, recordatorios y comunicaciones del evento.
• Reconocimiento facial: AWS Rekognition, únicamente cuando el organizador habilita esta funcionalidad.

Todos estos proveedores están sujetos a acuerdos de confidencialidad y medidas de seguridad apropiadas.

7. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, administrativas y físicas diseñadas para proteger tus datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o divulgación. Esto incluye cifrado en tránsito y en reposo, control de acceso basado en roles, autenticación de usuarios y auditoría de actividades.

8. Retención y eliminación

Conservamos tus datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas en esta política y con las obligaciones legales aplicables. Como regla general, los datos de asistentes se conservan durante la operación del evento y hasta 30 días después de su finalización, salvo que exista una obligación legal o contractual que exija una mayor conservación, o que autorices expresamente su conservación por más tiempo.

Transcurrido el plazo de retención, los datos personales se eliminan, anonimizan o destruyen de manera segura. Puedes solicitar la eliminación anticipada de tus datos a través del formulario de eliminación de datos.

9. Cookies y tecnologías similares

La Plataforma utiliza cookies y tecnologías similares de forma estrictamente necesaria para su funcionamiento, la seguridad de la sesión del usuario y la prevención de fraudes. No utilizamos cookies de rastreo para fines publicitarios ni de perfilado.

10. Cambios a esta política

IDEAS & DIGITAL podrá actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Cualquier cambio material será comunicado a los usuarios registrados o publicado en la Plataforma con la fecha de vigencia actualizada.

11. Contacto

Si tienes dudas sobre esta política o sobre el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos a través del correo alexmorales@ideasylogistica.com.